Empreendedores e administradores possuem uma agenda cheia de atividades e obrigações no dia-a-dia e ainda precisam estar sempre preparados para lidar com os eventuais problemas que sempre surgem em suas empresas. Por isso, a maior parte sente que não é tão produtiva quanto conseguiria e sente-se, muitas vezes, desorganizada.
Um dos melhores caminhos para resolver esse problema é adotando o hábito de fazer um planejamento diário, anotando todas as atividades que precisam ser cumpridas no dia, garantindo que nenhuma tarefa importante seja deixada para trás. Com isso, você ganha um tempinho até para curtir mais a sua vida pessoal.
Pensando nesse dilema do cotidiano do empreendedor, criamos esse post para ajudar a organizar o seu dia-a-dia e te manter mais produtivo dentro da sua empresa.
Vamos às dicas?
#01 Planejamento é importante para a saúde da sua empresa e a sua pessoal
Você já compreende o quanto é importante sua empresa ter planejamentos traçados, como planejamento estratégico, planejamentos trimestrais, semestrais e anuais. Mas qual o impacto do planejamento diário? E como organizar minha rotina de empreendedor me ajuda a alcançar melhores resultados na empresa?
Ao implementar na sua rotina o hábito do planejamento diário (se possível, incentivar os colaboradores da empresa a fazerem o mesmo), você sentirá em pouco tempo os efeitos positivos dessa medida.
Você vai perceber que os problemas serão reduzidos, pois não enfrentará questões como reuniões esquecidas, prazos que não foram cumpridos e, como consequência, ficará menos estressado. Além disso, se você se planeja para executar uma tarefa, você consegue se desenvolver melhor nela, evitando a perda de tempo de ter que se localizar e compreender como será feita até, de fato, começar a faze-la. E, com suas tarefas gerenciadas, sobra mais tempo livre para se dedicar a si mesmo.
E tem mais: se você é organizado, as chances de errar são muito menores, evitando que você execute seu trabalho duas vezes e perca ainda mais tempo.
Com todo esse tempo conquistado, você conseguirá se dedicar com mais firmeza à solução dos problemas que surgem inevitavelmente em qualquer empresa, gerando resultados mais efetivos e, assim, contribuindo com mais eficiência para o crescimento da própria empresa.
Quando se vive ocupado nas confusões da desordem do seu dia-a-dia é bastante difícil que sobre tempo para pensar em novas ideias e propostas para o crescimento da empresa, que ficará estagnada com uma gestão que não consegue se dedicar com efetividade ao seu desenvolvimento e está sempre “apagando incêndios”.
E se você se vê nesse cenário descrito acima, é claro que está sempre estressado. Isso gera diversos problemas de saúde, causando ainda mais afastamento entre você e seu negócio. Ou seja, tudo se torna uma bola de neve difícil de contornar quando não há organização no cotidiano do empreendedor.
Você é a principal peça da sua empresa! Certifique-se de que está dando o devido exemplo para o restante da equipe.
#02 Como iniciar o planejamento?
Para iniciar o planejamento diário, você deve definir a sua agenda do dia. E tome cuidado para não agendar muitas tarefas para o mesmo dia, pois você não vai conseguir cumprir tudo que se propôs e, com isso, se sentirá frustrado. Ou seja, não vai resolver o seu problema.
Um planejamento realmente eficiente é aquele em que você se propõe a executar tarefas que sabe que conseguirá cumprir dentro desse prazo, que tornará o seu dia produtivo.
Dá uma olhadinha nessa matriz simples que organiza as tarefas por execução: o que é ideia, o que é para ser feito, o que está sendo feito e o que foi concluído. É ótimo para começar a visualizar o que você precisa executar e para facilitar a sua organização.
Com isso, comece a fazer as anotações em sua agenda, papel ou aplicativo próprio para te ajudar nessa missão. Existe uma ferramenta, cuja criação foi atribuída a Dwight Eisenhower e que, por isso, ficou conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo ou Matriz de Eisenhower.
Essa ferramenta te ajuda a definir dentro de quatro quadrantes, similares à Matriz SWOT, o que é importante e urgente e, com isso, você consegue definir a ordem em que as tarefas precisam ser executadas e em quanto tempo.
Você irá trabalhar essa matriz de acordo com a lista de tarefas que você precisa executar que você fez antes de iniciar a organização da sua matriz.
Olha a nossa matriz de exemplo:
Faça Download do modelo abaixo para fazer suas anotações
A partir daí, você passa para a próxima etapa (que talvez se dê de forma concomitante a essa de definição das tarefas): a definição dos prazos.
Defina as datas limite para entrega de cada tarefa que você precisa entregar e defina a hora do dia em que você terá que terminar, para não atropelar as outras tarefas que precisam ser feitas. Isso ajuda a manter o foco e compreender o que você precisa fazer naquele momento, inclusive, os intervalos de descanso.
Você deve definir também tempo para realização de cada uma das suas atividades, como por exemplo, 03 dias para entrega do projeto, 01h de reunião com o cliente, 20 minutos para responder os e-mails, 10 minutos de pausa para um cafezinho. Tudo isso te ajuda a manter sua agenda organizada e sem misturar tarefas.
A partir daí você já sabe como organizar seu dia. Então, agora é hora de adquirir o hábito de se manter planejando suas tarefas diárias para continuar sendo produtivo. Por isso, sempre planeje, ao final de cada dia de trabalho, as tarefas que serão executadas no dia seguinte. Isso te ajuda a já começar o dia seguinte sendo produtivo e sem perder tempo pensando no que precisa fazer.
Quando começamos o dia estamos mais dispostos e, como consequência, somos mais produtivos. Por isso, você precisa aproveitar ao máximo esse período.
Outra medida que você pode tomar para te ajudar a seguir produtivo, é organizar seu espaço de trabalho. Ninguém consegue se encontrar no meio de uma bagunça e quanto mais tempo você leva para encontrar um documento, mais tempo de trabalho está sendo desperdiçado e todo seu planejamento vai por água abaixo.
Um espaço organizado é o melhor amigo de um empreendedor e do seu planejamento.
Mais uma e última dica que te passamos aqui é aprenda a dizer ‘não’. Quanto mais ‘sim’ você fala em seu dia-a-dia, mais tarefas você está pegando para executar e, com isso, pode não dar conta de tanta coisa.
Aprenda a filtrar o que é realmente relevante para seu negócio e necessário de ser executado por você. O que puder ser delegado, delegue. O que puder ser excluído, exclua. Converse e explique a pessoa o motivo de estar negando o que ela lhe pediu. Dizendo educadamente e explicando suas razões, a pessoa saberá o porquê e entenderá seus motivos.
#03 Bônus: planner mensal
Para te ajudar nessa missão de planejar o seu dia-a-dia enquanto pilar de sustentação de um empreendimento, criamos esse documento simples que você pode imprimir ou editar em seu computador.
É um planner mensal que irá te ajudar na tarefa de organizar e visualizar tudo o que precisa ser feito, quais são os prazos, etc. Tudo bem que o objetivo desse post é falar sobre planejamento diário, mas como você vai anotar todas as tarefas que precisa organizar, um planejador mensal pode ser crucial para te ajudar a visualizar as tarefas necessárias para concluir seus projetos. Além disso, você pode editar seu planner e transformá-lo em um planejador diário, sem perder as funcionalidades propostas na ferramenta.
... Pronto para se planejar?
Agora que você compreendeu a importância de planejar a sua rotina e o quanto esse hábito pode ajudar na sua produtividade e, consequentemente, no sucesso da empresa que você está à frente, que tal começar a colocar a mão na massa?
Utilize as ferramentas que disponibilizamos para você se organizar e começar a adotar esse costume no seu cotidiano de empreendedor.
E não se esqueça de contar aqui pra gente nos comentários quais foram os resultados e como você organiza sua rotina para ser mais produtivo em seu negócio.
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